Персональные данные работников: что обрабатывает работодатель
У каждого работодателя есть персональные данные сотрудников: паспорта, СНИЛС, ИНН, адреса, телефоны, данные о зарплате. И у их обработки свои правила — не только 152-ФЗ, но и отдельная глава Трудового кодекса. Разберу, что можно, что нельзя и как хранить.
Какие данные работника обрабатывает работодатель
Работодатель обрабатывает данные, которые нужны для трудовых отношений. Это паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адрес, телефон, сведения об образовании, стаже, воинском учёте, зарплате, а также данные о состоянии здоровья в объёме, необходимом для работы.
Граница простая: работодатель вправе обрабатывать то, что связано с работой. Всё остальное — под вопросом.
На каком основании: ТК, а не только согласие
Главное заблуждение — что на обработку данных сотрудника обязательно нужно его согласие. Это не так.
Обработка персональных данных работника регулируется главой 14 Трудового кодекса, и во многом работодатель действует на основании закона, а не согласия.
Согласие нужно в отдельных случаях — например, при передаче данных третьим лицам, когда это не предусмотрено законом.
Поэтому фраза «подпишите согласие на обработку, иначе не примем на работу» в большинстве случаев юридически кривая. Обработка данных при трудоустройстве и так законна.
Как хранить личные дела и доступ
Порядок хранения и использования персональных данных работника работодатель устанавливает сам, но в рамках закона.
Практические правила:
- доступ к данным — только у тех, кому он нужен по должности;
- личные дела — в закрытом доступе, не «в общей папке на сетевом диске»;
- копии паспортов и СНИЛС — не размножать без нужды;
- при увольнении — не хранить дольше, чем нужно.
Частая ошибка: HR хранит сканы паспортов в открытой папке, доступной всему отделу. Это и нарушение, и готовый сценарий утечки.
Передача данных работника третьим лицам
Передавать данные работника третьим лицам просто так нельзя. Это возможно только с согласия работника, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.
Классика — запрос от банка или коллекторов на данные сотрудника. Отдавать без согласия нельзя.
Другой кейс — передача данных в облачную зарплатную систему или бухгалтерию на аутсорсе. Это обработка по поручению, и она должна быть оформлена, а сам факт передачи — под контролем.
После увольнения
После увольнения работодатель не может хранить персональные данные вечно. Сроки хранения определяются архивным и налоговым законодательством, но доступ к данным уволенного должен быть ограничен, а лишние копии — уничтожены.
Практическое правило: по истечении обязательных сроков хранения данные уничтожают, а не оставляют «на всякий случай».
Коротко
Данные работников — это особый режим внутри 152-ФЗ, с отдельной главой Трудового кодекса. Главное: работодатель во многом действует на основании закона, а не согласия, но обязан обеспечить порядок хранения, доступ по должностям и контроль передачи третьим лицам.
Компаниям с self-hosted-развёртыванием — условия на maskgate.ru/pricing.
Частые вопросы
Обязательно ли согласие работника на обработку данных? Не всегда. Многое работодатель обрабатывает на основании ТК.
Можно ли передать данные работника банку по запросу? Без письменного согласия — нет, кроме случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или прямо предусмотрено законом (ст. 88 ТК).
Где хранить личные дела? В закрытом доступе, с ограничением круга лиц.
Что делать с данными после увольнения? Хранить в пределах обязательных сроков, затем уничтожить.
Копия паспорта в отделе кадров — это нормально? Да, если доступ ограничен и копия нужна для трудовых целей.
Не является юридической консультацией. Проверяйте актуальную редакцию ТК РФ и 152-ФЗ.
Связанные статьи
Не является юридической консультацией. Проверяйте актуальную редакцию 152-ФЗ.